2.6. Reunião semanal: Retrospectiva e Planejamento

Toda semana, a equipe de produção jurídica se reunirá na weekly para fofocar realizar uma retrospectiva das tarefas e atividades realizadas durante a semana e se planejar para a semana vindoura, antecipando os prazos e se organizando para assumir eventuais urgências.

2.6.1. Objetivos

Reunião semanal de retrospectiva e planejamento da equipe de produção jurídica, assegurando a análise do desempenho da semana anterior e o planejamento eficaz das atividades da semana seguinte.

2.6.2. Estrutura da reunião

Periodicidade: todas as segundas-feiras, às 16:30h. Duração: máximo de 30 (trinta) minutos. Participação: obrigatória, dos estagiários e advogados.

2.6.3. Dinâmica de reunião

A reunião semanal ou "weekly" tem por objetivo alinhar a equipe, resolver problemas, discutir desafios e definir metas. É o momento para tirar dúvidas, expor necessidades e apresentar possíveis melhorias nos fluxos internos de produção jurídica.

A reunião ocorrerá presencialmente, na sala de reunião do escritório, mas contará com a plataforma do Google Meet para espelhar o Asana da equipe. O link para participação da sala virtual estará disponível sempre na Agenda e poderá ser acessado por todos.

Antes da reunião, todos os participantes deverão revisar suas tarefas, prazos e agenda da semana anterior, completando-se as atividades realizadas e reagendando as incompletas, com prévia autorização do responsável para tanto.

Iniciada a reunião, será revisada a agenda de toda a equipe, com a checagem individual das agendas para cumprimento de prazos e planejamento e eventual reorganização das tarefas planejadas para as atividades previstas para a semana.

2.6.4. Providências da reunião

O coordenador deverá enviar uma indicação da disponibilidade individual de cada membro da equipe para assunção de novas atividades, urgentes ou não, possibilitando a organização dos sócios gestores na delegação dos prazos. Sugere-se a seguinte mensagem padrão:

""Reunião semanal de retrospectiva e planejamento realizada hoje, segue a disponibilidade da equipe para a semana:

[Nome]: [Resumo da agenda, disponibilidade e principais tarefas];

[Nome]: [Resumo da agenda, disponibilidade e principais tarefas]."

Diariamente, o coordenador deverá checar o cumprimento das atividades pela agenda da Controladoria, com o reporte dos prazos que eventualmente não estejam cumpridos para os sócios gestores responsáveis até o final de cada dia, mantendo-se a segurança do atendimento dos prazos. Sugere-se a seguinte mensagem padrão:

"Procedimento diários de monitoramento dos prazos. Sem pendências."

ou

"Procedimento diários de monitoramento dos prazos. Pendências identificadas: [Advogado supervisor]: [Nome da atividade]. [Resumo da pendência]. [Data da Controladoria]"

Desta maneira, em conjunto com a checagem diária da Controladoria, temos o fechamento do sistema de controle de prazos e organização do fluxo de atividades da produção jurídica, assegurando uma harmonia no planejamento e um momento para troca de experiência entre a equipe.