4.3.1. Elaborando as minutas contratuais

Fluxo procedimental para elaboração, revisão e assinatura digital de contratos

A) DELEGAÇÃO PARA ELABORAÇÃO DO CONTRATO

• O solicitante do contrato a ser elaborado é o responsável pelo cadastramento dos dados do cliente no Astrea e indicará na ficha de proposta no Asana, expressamente: (i) nome completo do cliente contratante, tal como lançado no Astrea; e (ii) a data da proposta formulada, tal como nominado na pasta de armazenagem.

• Após a adoção das providências acima, o solicitante designará na tarefa apropriada do Asana o responsável pela elaboração do contrato (executor). Na mesma ocasião, recomenda-se a designação de todos os prazos subsequentes, assegurando que a revisão/envio futuros não sejam perdidos no fluxo de atividades.

B) ELABORANDO O CONTRATO

O executor acessará os dados e documentos necessários à elaboração do contrato conforme informações abaixo.

B.1) Minutas-padrão do contrato

Disponíveis na pasta "5_AW-MODELOS" no software de gerenciamento de arquivos do escritório, na subpasta "5_2_Comercial-Financeiro".

Ao escolher o modelo, atente-se a duas informações indicadas no título do arquivo: (i) o tipo de contrato (ex.: assessoria contínua e o tipo, judicial e/ou extra); e (ii) a conta bancária utilizada no arquivo (ex.: BB ou Inter)

Os contratos com a conta no Banco Inter só devem ser utilizados para os contratos delegados pelo núcleo LOAW. Todos os demais não devem utilizá-la.

Após identificar o modelo a ser utilizado, copie o arquivo para a pasta "0_ARQUIVO TEMPORÁRIO" e promova as alterações somente no arquivo-cópia.

B.2) Dados do Contrato

• Dados pessoais do Contratante: dispostos na plataforma de gerenciamento de processos e clientes do escritório (Astrea)

• Escopo contratual e honorários: dispostos na proposta encaminhada ao cliente e armazenada na pasta "1_2_1_PROPOSTAS DE SERVIÇO"

• Todo o fluxo procedimental será delegado através da plataforma de gerenciamento de atividades (Asana), no projeto intitulado "Painel de Propostas";

• Todas as minutas-padrão de contratos de serviços advocatícios são bloqueadas por senha, excetuados os campos demarcados como editáveis. O acesso às minutas se faz através

• Todos os dados da proposta (escopo contratual e valores contratados) constarão na proposta comercial correspondente ao caso/cliente, dispostos

B.3) Nominação de Arquivo e Armazenagem

• Após a elaboração, o executor deve nominar o arquivo como o seguinte modelo: "ANO-MÊS-DIA - Contrato - Nome do Cliente". Ex.: 2025-03-21 - Contrato - João da Silva

• O arquivo deve permanecer na pasta "0_ARQUIVO TEMPORÁRIO" até validação pelo solicitante.

• Ao final, o executor deve concluir a tarefa no Asana e agendar para o solicitante a tarefa de envio do contrato ao cliente.

C) REVISANDO E ENVIANDO O CONTRATO

• O solicitante será o revisor responsável do contrato, preferencialmente;

• Revisado, o contrato deve ser transferido à pasta de armazenagem perene ("1_2_2_CONTRATOS DE HONORÁRIOS").

• Após a revisão, o arquivo final deve:

(i) ser base da geração de arquivo ".PDF", a ser mantido na mesma pasta; e

(ii) o ".PDF" deve ser encaminhado para assinatura pelos clientes (siga às seções 4.3.2 e 4.3.3).

D) ACOMPANHANDO A ASSINATURA

• O solicitante deve monitorar o status da assinatura. Se enviada pelo D4Sign, no próprio painel da ferramenta; se enviada para "gov.br", deve cobrar o retorno diretamente ao cliente.

E) ARQUIVANDO O CONTRATO ASSINADO

• Após todas as assinaturas serem concluídas, o contrato assinado deve ser armazenado na mesma pasta digital e utilizando da mesma nomenclatura indicados no item "B.3" desta página, acrescendo a expressão "assinado" ao final do título.

• A conclusão desta atividade encerra o fluxo de elaboração e assinatura contratuais.