4.2. Propostas Comerciais

4.2.1. Gerenciando as propostas: Asana

Nós utilizamos o Asana para acompanhar o processo interno de criação, envio, andamento e retornos das propostas até a efetiva contratação.

Nele, você encontrará no menu lateral à esquerda um projeto intitulado "Painel de Propostas", onde teremos estruturadas as seguintes colunas:

Imagem "A": Painel de Propostas

Perceba que utilizamos uma ficha para cada proposta a ser desenvolvida e acompanhada, todas sujeitas a uma nomenclatura padrão: ANO-Nº SEQUENCIAL - NOME DO CLIENTE - OBJETO DO CASO"

As diferentes colunas agrupam fichas de propostas que se encontram em estágios diferentes da prospecção.

Sempre que você movimentar uma ficha entre colunas, transfira-a NA ORDEM SEQUENCIAL DESCRESCENTE: fichas de nº maior sempre no topo.

Isto é importante para que a numeração sequencial das fichas seja facilmente perceptível por quem as for criando. Bastará olhar a ficha do topo para saber qual é a sequência.

Entenderemos a seguir cada uma das colunas:

Modelo Pronto

Nesta coluna, não deve constar nenhuma ficha além da única que começa intitulada "[DUPLICAR MODELO]".

Esta ficha é apenas o molde pronto para replicação para cadastrar as novas propostas que surgirão, evitando o retrabalho de constitui-las individualmente todas as vezes.

Tão logo a ficha seja duplicada, mova a nova ficha para a coluna subsequente ("Negociações Iniciadas") e a renomeie para identificar com o caso.

Atenção! Note que a ficha-modelo já tem a controladoria como responsável designado. Ao duplicar, se certifique de marcar a opção "responsável", para que a nova ficha siga com a mesma designação.

Negociações Iniciadas

Nesta coluna, constam as fichas de propostas em elaboração, diferenciando-as das enviadas e facilitando a percepção de que ainda estão pendentes.

Propostas Enviadas

Nesta coluna, constam as fichas de propostas já enviadas aos interessados, mas que ainda estão pendentes de qualquer retorno (aceite/recusa) pelos clientes.

Propostas Retornadas

Nesta coluna, constam as fichas de propostas que já tiveram retorno dos interessados, mas que ainda não foram concluídas com um "aceite" ou uma "recusa". Estão em negociação ou dependem de algum ajuste para nova remessa aos clientes.

Após o reenvio de propostas retornadas, é preciso mover a ficha de volta à coluna "Propostas Enviadas".

Propostas Aceitas

Nesta coluna, constam as fichas de propostas que tiveram retorno positivo dos interessados ("aceite"), e que estão encaminhadas à confecção e assinatura de contrato, além das primeiras medidas administrativas de abertura do cliente no controle de informação do escritório

Após a conclusão da última tarefa da ficha ("Conferir o cumprimento do POP de informações"), a Controladoria deve concluir a ficha.

Propostas Recusadas

Nesta coluna, constam as fichas de propostas que tiveram retorno negativo dos interessados ("recusa").

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Ao constatar a recusa, o gestor da ficha deve registrar nela um comentário explicativo da sua impressão sobre a motivação da recusa.

B. Formulando Propostas: Canva / E-mail

Registrada a causa da recusa, a ficha pode ser concluída pela Controladoria.

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4.2.2. Produzindo e Enviando Propostas Comerciais

Para a formulação de propostas, utilizamos duas plataformas diferentes para padronização, ligadas à própria natureza/complexidade/valor de investimento envolvido para o interessado. No Canva, há ainda 02 tipos de modelos de proposta

A. E-mail Padrão: Simples Consultas

As propostas que envolvam unicamente a prestação de consultas simples (verbais ou escritas) e que culminem em reuniões com os advogados não devem envolver o uso do Canva. Será utilizado apenas o e-mail ( [email protected] ), com uma mensagem padrão que conceda as informações básicas.

Esta mensagem padrão já se encontra programada no e-mail sob o título "Consulta Preliminar":

Mensagem Padrão

Prezado(a) (nome do cliente), A pedido de Dr. (nome do advogado), que nos lê em cópia, encaminhamos as instruções para a formulação da consulta verbal em matéria (ramo do direito), a partir da (descrição sumária do caso sob consulta). A consulta demanda um investimento inicial de R$ (valor), cujo pagamento pode ser feito até 1 dia antes da reunião utilizando os seguintes dados bancários:

BANCO: Brasil S/A AG.: 5737-1 C/C: 37.243-9 TITULAR: Aragão Werneck Advogados Associados CNPJ: 23.797.212/0001-47 → Chave PIX

Enquanto isto, recebemos os documentos e estes já serão analisados pela nossa equipe de advogados nos próximos dias. Para a reunião, já podemos disponibilizar três opções de data/hora para sua melhor conveniência: 1ª. XX/XX/202X (xxxxxx-feira), das xxh00 às xxh00; 2ª. XX/XX/202X (xxxxxx-feira), das xxh00 às xxh00; 3ª. XX/XX/202X (xxxxxx-feira), das xxh00 às xxh00; Assim que possível, nos retorne com a melhor data de sua conveniência e o comprovante bancário relativo ao investimento na consulta para que confirmemos o agendamento. Ressaltamos que todo valor investido na consulta será revertido em favor de eventual contratação da assessoria do escritório para o mesmo objeto, a ser deduzido de propostas futuras. À sua disposição,

B. Canva - Proposta Simplificada: Casos de Baixo Valor Agregado

Para acessar o modelo atualizado, utilize o link disponível no item 4.1.1.1 deste manual.

"Casos de Baixo Valor Agregado" são aqueles cuja remuneração predominante seja baseada no êxito ou que o ticket estimado do cliente não ultrapasse R$ 2.000,00.

O envio destas propostas pode se dar por qualquer meio de comunicação. Contudo, pela celeridade, foram formatadas para serem visuais no whatsapp.

Todos os demais devem se utilizar da Proposta Completa.

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C. Canva - Proposta Completa: Demais Casos

Para acessar o modelo atualizado, utilize o link disponível no item 4.1.1.2 deste manual.

O envio destas propostas pode se dar por qualquer meio de comunicação, embora seja preferencial o envio por e-mail ( [email protected] ), a fim de evitar a pessoalização.

Para estes envios, também já existe uma mensagem-padrão cadastrada na plataforma de e-mails:

Mensagem Padrão

Prezado(a) Sr(a). (nome do interessado),

A pedido de Dr. (nome do advogado), que nos lê em cópia, encaminhamos anexa a proposta de serviços advocatícios, voltados à (objeto sumarizado do caso).

Em caso de aceite, solicitamos que nos retorne por este e-mail para darmos as instruções seguintes.

À disposição,

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4.2.3. Arquivando as Propostas Enviadas

Após o envio de qualquer proposta simplificada ou completa, o arquivo enviado deve ser salvo na pasta própria para controle e consulta posterior, situada na seguinte localização:

1_2_SETOR COMERCIAL > 1_2_1_PROPOSTAS DE SERVIÇO

Ainda, os arquivos deverão ser renomeados para atender a uma ordem sequencial no seguinte padrão:

"ANO-MÊS-DIA - CLIENTE - OBJETO"

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4.2.4. Apurando Resultados das Propostas (clique aqui)

A cada trimestre, o head do comercial fará um levantamento das propostas e seus respectivos desfechos, preenchendo os dados no AirTable ( "AW-COM-Apuração de Propostas" ), para que a sociedade consiga quantificar os indicadores.