2.3.2. Classificação de Entradas/Saídas
No Astrea, ao criar ou alterar uma entrada ou saída, aparecerá um campo de "Classificação" que precisa ser preenchido antes de finalizar o lançamento com uma das "etiquetas" ou "tags" predispostas no sistema. Isto não se aplica às "transferências".
Estas "tags" não são automáticas do sistema. Elas foram criadas pela administração financeira do escritório para melhor discriminar e agrupar estas entradas/saídas, viabilizando uma aferição periódica de quanto cada tipo representa no orçamento.
Por isto mesmo, é importante que não haja erros de classificação. Qualquer erro, por menor que seja, prejudicará: (a) nas saídas, a previsibilidade da despesa e a oportunidade de sua redução com medidas de planejamento; e (b) nas entradas, a percepção real das fontes de receita do escritório e das áreas que demandam mais investimento.
Esta seção é dedicada a descrever as "tags" utilizadas e o seu significado, a fim de unificar a aplicação à diversidade de tipos de entradas/saídas no fluxo financeiro do escritório:
2.3.2.1. Gêneros e Espécies de Tags
Na classificação, utiliza-se uma árvore que institui "gêneros" de lançamentos diferentes e, agrupadas sob cada gênero, teremos diversas "espécies". Veja no arquivo abaixo:
Note que os gêneros sempre são escritos de forma corrida, sem colchetes. Por sua vez, as espécies sempre são escritas no modelo "[GÊNERO] ESPÉCIE", de modo a agrupar em ordem alfabética as espécies que se situam num mesmo gênero.
Ao classificar lançamentos no controle financeiro, jamais utilize as tags de gênero. Todos os lançamentos devem se vincular às tags de espécies.
2.3.2.2. Espécies de Tags de Entradas
Neste ponto, será valioso compreender que todas as receitas estão situadas em 03 gêneros diferentes:
Honorários: todos os recebíveis que decorrem de contratos administrados pelo escritório (portanto, não inclui os repasses de parceria em casos sob gestão de outros escritórios);
Parceria Receita: recebíveis que decorrem de repasses de parceria em casos/contratos sob gestão de outros escritórios, em casos nos quais o AW tenha alguma participação financeira;
Receitas Diversas: qualquer outro tipo de receita, tais como aluguel de sala, de mesa, rendimentos de aplicação financeira etc.
Nas classes acima (1 e 2), percebe-se que há uma subdivisão mais complexa entre o tipo de atuação do escritório e a que título a receita é recebida. Ao classificar o lançamento, se deve atentar à composição entre estes dois fatores para viabilizar uma apuração financeira realista.
TIPOS DE ATUAÇÃO:
Extrajudicial : classe aplicável às receitas derivadas de serviços jurídicos em processos e procedimentos extrajudiciais recebidas como "pro labore", isto é, como remuneração mínima pela atuação, independentemente da obtenção de qualquer resultado;
Juizado: classe aplicável às receitas derivadas de serviços jurídicos em processos judiciais ligados em curso no sistema dos juizados especiais;
Judicial: aplicável a todas as demais receitas derivadas de processos judiciais, exceto os próprios dos juizados especiais;
Consultivo: classe residual aplicável a todos os serviços que não se enquadrem nas demais tags. Envolve simples consultas (verbais ou escritas), elaboração de documentos jurídicos sem procedimento associado, participação em negociações, assembleias etc.
Na prática, algumas classificações encontrarão casos difíceis por serem limítrofes entre duas ou mais tags. Nestes casos, considere: (i) quando for possível segregar os valores no contrato/proposta, faça mais de um lançamento; (ii) quando for impossível segregar, use o critério da predominância de valor (ex.: há consultoria, mas o valor agregado real é o de um procedimento extrajudicial, logo, a tag será "Extrajudicial").
TIPOS DE REMUNERAÇÃO:
Pro Labore: aplicável às receitas recebidas como "pro labore", isto é, como remuneração mínima pela atuação, independentemente da obtenção de qualquer resultado;
Êxito: aplicável às receitas decorrentes da obtenção de algum resultado no curso de um processo judicial ou procedimento extrajudicial (ex.: liminares, proveito econômico etc.);
Sucumbência: aplicável às receitas decorrentes de condenação direta do adverso (não cliente nosso) em um processo judicial. Não são pagas pelos nossos clientes;
Taxa Administrativa (Taxa Adm): classe aplicável às receitas recorrentes (mensais, trimestrais, semestrais, anuais etc.) ligadas ao acompanhamento de processos/procedimentos quaisquer, judiciais ou não;
A última classe (3) é a das "Receitas Diversas". Esta também tem suas subdivisões, mas são autoexplicativas e com pouca chance de dúvida na aplicação.
2.3.2.3. Espécies de Tags de Saídas
Todas os demais gêneros de tags financeiras são de Saídas. E, nestas, as dúvidas são pouco expressivas, porque são autoexplicativas. Só descreveremos o gênero menos óbvio:
Parceria Despesa: saídas decorrentes de comissões pagas a parceiros por casos que estão sob a gestão do AW, mas nos quais o parceiro tenha alguma participação financeira. Estas comissões são subclassificadas em espécies por tipo de parceiro, para termos dimensão de onde estamos extraindo maior proveito.
Suprimentos: gênero ligado ao custeio de todo tipo de material de escritório e/ou de limpeza e quaisquer outros insumos capazes de serem consumidos no curso do desenvolvimento das atividades regulares ou para a manutenção do espaço de trabalho;
Bancárias: tarifas pela manutenção de conta bancária e pelo uso de serviços bancários adicionais, inclusive financiamentos e outras operações de crédito.
Entre as espécies, algumas também merecem menção:
Remuneração Variável: classe aplicável às saídas de caixa decorrentes do repasse de valores a colaboradores internos em decorrência de participação destes em serviços contratados ao escritório;
Remuneração Fixa: saídas para os colaboradores e advogados em razão dos serviços prestados no escritório (estagiários, não);
Bolsa Estágio: esta é a remuneração fixa mensal paga aos estagiários;
Eventos Internos: classe aplicável às saídas ligadas ao custeio de quaisquer eventos de "Recursos Humanos", tais como aniversários, confraternizações de fim de ano, happy hours etc.
Outros: sempre que estiver atrelado a um gênero, implica em quaisquer despesas ligadas a este gênero e que não estejam contempladas em outras espécies;
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