3.2. Produção Jurídica
3.2.1. Informações Gerais
O acesso a este campo é aberto a todos os advogados e estagiários.
Os projetos no Asana são criados em "camadas". Isto é, São projetos com tarefas que, dentro, apresentam subtarefas (1º nível - ST1) que, dentro de cada uma destas, pode haver subtarefas (2º nível - ST2) e assim sucessivamente.
Atualmente, utilizamos até 04 níveis de complexidade no segmento contencioso e até 03 níveis no consultivo. Veremos a especificação deles em cada mais abaixo.
Absolutamente todas as peças processuais, consultas, contratos e quaisquer entregas de produtos jurídicos em benefício de clientes devem ser lançados no projeto "PRODUÇÃO JURÍDICA" do Asana.
Em todas elas, deve haver prazos e responsáveis definidos.
Quanto aos responsáveis, usamos um sistema double check , com alternância entre responsáveis pelas subtarefas de uma mesma pendência. Isto é extremamente importante: é a garantia de que nenhum prazo será perdido.
Veja através dos exemplos mais à frente.
3.2.2. AVISO IMPORTANTE
Ao utilizar o Asana, você acabará sendo obrigado a criar muitas tarefas e subtarefas para cada simples atividade. Isto pode ser muito trabalhoso, embora seja muito importante.
Por isto, em lugar de criar novos projetos do zero, é mais interessante apenas duplicar um modelo, conferi-lo e adaptá-lo, não acha?
Pra deixar tudo mais fácil, você pode duplicar um modelo pronto! Veja abaixo como fazer
Basta que você clique com o botão esquerdo do mouse no ícone de "opções" da tarefa ( "..." ) e depois com o botão esquerdo do mouse em "Duplicar tarefa".
Com isto, estará pronto! Duplicada a tarefa, edite a réplica e a arraste para qualquer das outras colunas: contencioso, se for cliente do contencioso; consultivo, se for cliente do consultivo.
O mesmo pode ser feito com as tarefas dentro do projeto (dados do processo ou projeto consultivo). Mas, o procedimento é um pouco diferente:
Os modelos já vêm com todas as subtarefas básicas, o que tende a facilitar muito o nosso trabalho de preparar a plataforma de controle a cada nova atividade.
3.2.3. Contencioso
Esta é uma primeira coluna de projetos, que engloba todos os processos judiciais e administrativos que dependam de providências do escritório. Veja abaixo, ressaltado na caixa vermelha:
Dentro desta coluna, serão criadas as atividades de cada cliente / processo / atividade, com os seguintes níveis de complexidade:
Nível I - Projeto (Nome do Cliente) Nível II - Tarefa (Informações do Processo) Nível III - Subtarefa 1 - ST1 (Peças processuais/Atividades) Nível IV - Subtarefa 2 - ST2 (Micro atividades)
#Nível I | Projeto (Nome do Cliente)
Este nível separa as ramificações de atividades por cada cliente. Por isto, cada projeto é intitulado com o nome do cliente.
O responsável designado neste nível deve ser o colaborador que mantém contato direto com o cliente. Normalmente, é quem se responsabilizou pelo primeiro atendimento e a negociação.
Neste, não se deve estabelecer prazo definido.
#Nível II | Tarefa (Informações do Processo)
Este nível separa as ramificações de atividades por cada processo de um mesmo cliente. Por isto, cada projeto é intitulado com as informações do processo, que devem seguir o seguinte padrão:
O responsável designado neste nível deve ser o colaborador que atua diretamente com aquele objeto processual. Na atual estrutura de pequeno porte, tende a ser o mesmo responsável pelo cliente/projeto.
Também não se deve estabelecer prazo definido.
#Nível III | Subtarefa 1 - ST1 (Peças processuais/Atividades)
Este nível separa as atividades de cada processo por cada peça processual ou atividade preparatória (ex.: coleta de documentos antes de decidir a peça).
Por isto, cada projeto é intitulado com um descritivo da peça processual, a exemplo do que segue:
A princípio, o responsável designado em cada subtarefa nível 1 (peça processual) deve ser o mesmo responsável pela tarefa (processo) que, se for o caso, delegará a terceiro.
Cada subtarefa nível 1 deverá ter prazo definido, à medida em que a necessidade vai surgindo, acompanhando as publicações nos processos.
ATENÇÃO! Ao configurar este nível, conte o prazo fatal para a respectiva peça processual. Este mesmo será o prazo para a subtarefa nível 1.
#Nível IV | Subtarefa 2 - ST2 (Micro atividades)
Este nível separa as micro atividades de cada peça processual e que podem ser delegadas para que, de forma colaborativa e controlada, o trabalho seja concluído e entregue no prazo.
Existem algumas micro atividades padrão, listadas abaixo, e que devem constar nas subtarefas nível 2 de todas as peças processuais.
Ao definir o responsável e os prazos de cada ST2, você é quase totalmente livre para delegar e fixar. Há apenas um limite:
ST2 "Protocolar":
Responsável: sempre alguém com acesso aos certificados digitais necessários, quando seja processo eletrônico. Prazo: sempre 1 dia útil antes do prazo da respectiva peça (ST1).
ST2 "Conferir protocolo":
Responsável: alguém que não tenha ficado com o ato de protocolar. Prazo: sempre no dia do prazo fatal da respectiva peça (ST1).
3.2.4. Consultivo
Esta é uma primeira coluna de projetos, que engloba todos os atos consultivos que dependam de providências do escritório. Veja abaixo, ressaltado na caixa vermelha:
Dentro desta coluna, serão criadas as atividades de cada cliente / ato consultivo / micro atividade, com os seguintes níveis de complexidade:
Nível I - Projeto (Nome do Cliente) Nível II - Tarefa (Ato consultivo) Nível III - Subtarefa 1 - ST1 (Micro atividades)
#Nível I | Projeto (Nome do Cliente)
Este nível separa as ramificações de atividades por cada cliente. Por isto, cada projeto é intitulado com o nome do cliente.
O responsável designado neste nível deve ser o colaborador que mantém contato direto com o cliente. Normalmente, é quem se responsabilizou pelo primeiro atendimento e a negociação.
Neste, não se deve estabelecer prazo definido.
#Nível II | Tarefa (Projeto consultivo)
Este nível separa os projetos consultivos associados a cada cliente. :
A princípio, o responsável designado em cada tarefa (projeto consultivo) deve ser o mesmo responsável pelo cliente.
Cada tarefa deverá ter prazo definido, equivalente ao do comprometimento de entrega ao cliente.
Além destas instruções, preocupe-se apenas em descrever o objeto do projeto consultivo na forma abaixo.
ATENÇÃO! Ao configurar este nível, conte o prazo fatal para a respectiva peça processual. Este mesmo será o prazo para a subtarefa nível 1.
#Nível III | Subtarefa 1 - ST1 (Micro atividades)
Este nível separa as micro atividades de cada peça processual e que podem ser delegadas para que, de forma colaborativa e controlada, o trabalho seja concluído e entregue no prazo.
Existem algumas micro atividades padrão, listadas abaixo, e que devem constar nas subtarefas nível 1 de todas as atividades consultivas.
Ao definir o responsável e os prazos de cada ST1, você é quase totalmente livre para delegar e fixar. Há apenas dois limites:
ST1 "Analisar alterações e finalizar":
Responsável: sempre quem seja designado como responsável pela tarefa (Projeto consultivo). Prazo: sempre 1 dia útil antes do prazo da tarefa.
ST1 "Entregar minuta":
Responsável: sempre quem seja designado como responsável pela tarefa (Projeto consultivo). Prazo: sempre no dia do prazo fatal da tarefa.
3.2.5. Acompanhamento e Registro de Conclusão
Diariamente, você receberá e-mails e notificações sobre as tarefas que lhe foram designadas, apontando aquelas cujo prazo se vence no dia.
Você também pode acessar esta lista em:
Não as dê por cumprida a partir desta lista. Sempre as acesse antes, para que se veja todo o teor do projeto e, especialmente, se não há tarefas subsequentes que dependem de designação sua.
Dentro da visão interna do projeto, aí sim, à medida em que for cumprindo as tarefas, vá clicando nos ícones ☑ para confirmar o encerramento da tarefa / subtarefa.
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